Захиргааны хэлтсийн чиг үүрэг:

•  Захиргаа, удирдлагын чиглэлээр:
  • Монгол Улсын холбогдох хууль, тогтоомжийн биелэлтийг хангуулах, Нийслэлийн улсын бүртгэлийн газрын шуурхай хурал, цаг үеийн асуудлаарх хурал зөвлөгөөнийг төлөвлөх, бэлтгэл ажлыг хангах, зохион байгуулах, стратеги зорилтын хүрээнд байгууллагын үйл ажиллагааг төлөвлөх, биелэлтэд хяналт тавих, тайлагнах;
• Хууль эрх зүйн чиглэлээр:
  • Газрын захиргааны шийдвэр гарахад хууль, эрх зүйн талаас хяналт тавих, авлига, ашиг сонирхлын зөрчлөөс урьдчилан сэргийлэх, төрийн жинхэнэ албан хаагчдын ХАСХОМ-ийг бүртгэх, хадгалах, иргэн, аж ахуйн нэгж, байгууллага, алба хаагчдаас ирүүлсэн өргөдөл, гомдлын шийдвэрлэлтэд хяналт тавих;
• Хүний нөөцийн чиглэлээр:
  • Хүний нөөцийн удирдлага, бодлогын асуудал, урамшуулал, хариуцлага тооцох тогтолцоог хэрэгжүүлэх, албан хаагчдын нийгмийн асуудлыг судлан шийдвэрлэх;
• Санхүү, төсвийн чиглэлээр:
  • Газрын нягтлан бодох бүртгэлийн үйл ажиллагааг Монгол Улсын холбогдох хууль тогтоомж, Олон улсын стандартад нийцүүлэн батлагдсан маягт зааврын дагуу хөтлөх, газрын болон дүүргийн улсын бүртгэлийн хэлтсийн өдөр тутмын хэвийн үйл ажиллагаа явуулах нөхцлийг бүрдүүлэх, байгууллагын үйл ажиллагааны үр ашгийг дээшлүүлэх;
• Мэдээллийн технологийн чиглэлээр:
  • Газрын тоног төхөөрөмж, сүлжээний хэвийн үйл ажиллагааг хангах, ашиглалтад хяналт тавих;

• Улсын бүртгэлийн үйлчилгээтэй холбоотой иргэн, хуулийн этгээдээс ирүүлсэн өргөдөл, санал, хүсэлт, талархлын шалтгаан, нөхцөлд дүн шинжилгээ хийх, сайжруулалт хийх бүхий л арга хэмжээг авч, үр дүнг тооцох;
• Улсын бүртгэлийн үйлчилгээний стандартын хэрэгжилтийг хангах ажлыг мэргэжил, арга зүйгээр хангах;
• Нийслэлийн хэмжээнд “Харилцагчийн/ гадаад, дотоод/ сэтгэл ханамжийн судалгаа” –г явуулах, үр дүнд дүн шинжилгээ хийх,  сайжруулалтын бүхий л арга хэмжээг авч, үр дүнг тооцох;
• Үнэлгээний систем буюу Улсын бүртгэлийн үйлчилгээнд иргэдээс өгсөн үнэлгээний үр дүнд дүн шинжилгээ хийх, сайжруулалтын бүхий л арга хэмжээг авч, үр дүнг тооцох;
• Харилцагчдын хэрэгцээ, шаардлагад нийцсэн сургах үйл ажиллагаа явуулах, Улсын бүртгэлийн ерөнхий газар болон бусад байгууллагуудаас зохион байгуулж буй сургалтуудад ажилтнуудыг хамруулж үр дүнг тооцох;
• Улсын бүртгэлийн үйлчилгээний чанар хүртээмжийг дээшлүүлэхэд харилцагчдын  оролцоог нэмэгдүүлэх, тэднийг мэдээ мэдээлэлээр хангах,  байгууллагын үйл ажиллагааг олон нийтэд сурталчлан таниулах, байгууллагын хэмжээнд  шилдэг тэргүүний туршлага, арга барилыг үйл ажиллагаандаа түгээн дэлгэрүүлж, нэвтрүүлэх зэрэг болно.

• Хууль тогтоомж, дээд шатны байгууллага, удирдлагын шийдвэр, үүрэг даалгаврыг хэрэгжүүлэх
• Нийслэлийн иргэдийн иргэний баримтын улсын бүртгэлийн архивын үйл ажиллагааг эрхлэх
• Дүүргийн Улсын бүртгэлийн хэлтсүүд дээрх улсын бүртгэлийн салбар архивын үйл ажиллагааг мэргэжил, арга зүйгээр хангах, архивын аюулгүй ажиллагаа, хадгалалт хамгаалалтын горимыг мөрдүүлэх
• Иргэний улсын бүртгэлийн эх нотлох баримт бичгийн архивын сан хөмрөг бүрдүүлэх, данс /тоо/ бүртгэл хөтлөх, баяжилт хийх, нэгдсэн болон хэсэгчилсэн тооллого хийх, архивын хадгалалт, хамгаалалт, нөхөн бүрдүүлэлт, хөдөлгөөн, аюулгүй ажиллагааг хангах
• Хувийн хэрэгжсэн архивын сан үүсгэх, данс /тоо/ бүртгэл хөтлөх, баяжилт хийх, нэгдсэн болон хэсэгчилсэн тооллого хийх, архивын хадгалалт, хамгаалалт, нөхөн бүрдүүлэлт, хөдөлгөөн, аюулгүй ажиллагааг хангах
• Архив болон мэдээллийн сангаас иргэн, аж ахуйн нэгж, төрийн болон төрийн бус байгууллагын хүсэлтийг үндэслэн хууль тогтоомжид заасан журмын дагуу лавлагаа, мэдээллийг олгох
• Нийслэлийн Улсын бүртгэлийн газрын дэргэдэх Баримт бичиг нягтлан шалгах комисс /ББНШК/-ын шийдвэр, баримт бичиг хадгалах хугацааны жагсаалт, байнга, түр хадгалах хадгаламжийн нэгжийн данс, тоо бүртгэл, устгах хэргийн акт, хадгалах хугацаанд өөрчлөлт оруулах саналыг улсын бүртгэлийн асуудал эрхэлсэн төрийн захиргааны байгууллагын дэргэдэх ББНШАЗК хянуулж, шийдвэрлүүлэх
• Төрөлжсөн төрийн архивын улсын үзлэгт бэлтгэх, үзлэгт хамрагдах
• Улсын бүртгэлийн архивын үйл ажиллагааны талаарх мэдээ тайланг Нийслэлийн хэмжээнд нэгтгэн гаргах, хуульд заасны дагуу мэдээлэх, улсын бүртгэлийн архивын үйл ажиллагаанд хэрэглэх баримт бичгийн загвар маягт, холбогдох заавар журмыг хуульд заасны дагуу батлуулахад санал хүргүүлэх.
• Бүртгэлийн байгууллагын үйлчилгээний стандартын хэрэгжилтийг хангуулах, хяналт тавих
• Иргэн, хуулийн этгээдээс улсын бүртгэлийн архивын талаарх асуудлаар гаргасан өргөдөл, гомдлыг хүлээн авч, хууль тогтоомжийн дагуу шийдвэрлэнэ.
• Нийслэл, дүүргийн улсын бүртгэлийн хэлтсийн албан хаагчдыг архивын үйл ажиллагааны талаар мэргэжил, арга зүйгээр хангах
• Байгууллагын цахим хуудас, үйлчилгээний танхимд тавигдах мэдээ мэдээллийн эхийг боловсруулах , шинэчлэх, иргэдийг мэдээ мэдээллээр хангах ажлыг хийж гүйцэтгэнэ.
• Албан хэрэг хөтлөлтийн стандартыг хэрэгжүүлж, хэлтсийн хэмжээнд гарч буй дотоод албан хэрэг хөтлөлтийн боловсруулалтад хяналт тавьж, нэгтгэн зохион байгуулна.
• Хуульд заасан бусад чиг үүрэг

• Улсын бүртгэлийн үйл ажиллагааг хууль тогтоомжид заасны дагуу эрхлэн хөтлөх үндсэн үүргийн хүрээнд холбогдох хууль тогтоомжийн хэрэгжилтийг хангах, хэлтсийн үйл ажиллагааг төлөвлөх, тайлагнах;
• Улсын бүртгэлийн нэгдсэн тогтолцоог бүрдүүлэх, иргэний, эд хөрөнгийн эрхийн, хуулийн этгээдийн улсын бүртгэлийн үйлчилгээ үзүүлэх;
• Улсын бүртгэл болон улсын бүртгэлийн хууль тогтоомжийн биелэлтэд хяналт тавих;
• Иргэний, эд хөрөнгийн эрхийн, хуулийн этгээдийн улсын бүртгэлийн мэдээллийн нэгдсэн сан, түүний нөөц санг бүрдүүлэх, тэдгээрийн аюулгүй байдлыг хангах;
• Иргэний, эд хөрөнгийн эрхийн, хуулийн этгээдийн улсын бүртгэлтэй холбоотой архивын эх нотлох баримт бичгээр архивын сан хөмрөг бүрдүүлэх, баяжилт хийх, хадгалалт, хамгаалалтыг хариуцах, сайжруулах, үйл ажиллагааг холбогдох хууль тогтоомжийн дагуу зохион байгуулах;
• Орон нутгийн удирдах байгууллагатай хамтран ажиллах;